Me he animado a hablar sobre este tema por dos motivos, uno de ellos es por la importancia que tiene el principio de devengo en la contabilidad actual y el segundo por que a mi, personalmente, me parece un tema apasionante e interesante, sobre todo a final del ejercicio que es cuanto estas cuentas toman una especial relevancia.
El principio de devengo dicta lo siguiente: los efectos de la transacciones o hechos económicos se registrarán cuando ocurran, imputándose al ejercicio al que las cuentas anuales se refieran, los gastos y los ingresos que afecten al mismo, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro.
¿Qué ocurre cuando tenemos un cobro o un pago pero el gasto o el ingreso aun no se ha realizado, es decir, no se ha devengado. Según esto no podemos contabilizar el gasto o el ingreso porque no se ha realizado sin embargo tenemos un pago o un cobro que si que tenemos que reflejar en nuestra contabilidad para mostrar la imagen fiel.
Para resolver esta problemática contable, tenemos los llamados gastos e ingresos anticipados, estos pueden ser de:
Si nos vamos al Plan General de Contabilidad encontramos que tenemos las siguientes cuentas:
(480) Gastos Anticipados.
(485) Ingresos Anticipados.
La cuenta (480) es una cuenta de activo ya que hemos pagado por un gasto que aun no se ha producido pero que se producirá en el futuro, por lo que la empresa tiene un derecho. Por esta misma lógica la cuenta (485) es una cuenta de pasivo, la empresa ha recibido una cantidad por un trabajo un servicio que no ha realizado y que tiene la obligación de realizar.
El movimiento de la cuenta (480) es el siguiente:
1.- Se cargará, al cierre del ejercicio con abono a las cuentas del grupo 6, que hayan registrado gastos a imputar en el ejercicio posterior.
2.- Se abonará, al principio del ejercicio siguiente con cargo a las cuentas del grupo 6.
El movimiento de la cuenta (485) es el siguiente:
1.- Se abonará, al cierre del ejercicio, con cargo a las cuentas del grupo 7 que hayan registrado ingresos correspondientes al próximo ejercicio.
2.- Se cargará, al principio del ejercicio siguiente, con abono a cuentas del grupo 7.
Por ejemplo:
Sé que es un ejemplo muy socorrido y que se puede encontrar en cientos de textos pero creo que es el más claro para intentar entender esta problemática contable:
El día 01/09/14 la empresa X alquila unas oficinas a la empresa Z por un año, pagando, en la fecha indicada un importe de 12.000 euros. ¿Cómo contabilizarían esta circunstancia tanto la empresa X como la empresa Z sin tener en cuenta los impuestos?.
Contabilidad de la empresa X (Arrendatario):
En Septiembre de 2014 por el alquiler de la oficina la empresa X realiza el siguiente asiento:
12.000 (621) Arrendamientos y Cánones a (572) Bancos cuenta corriente 12.000
________________ x ________________
A 31/12/14 tenemos que "arreglar" la situación anterior, tenemos reconocido, en las cuentas de la empresa un gasto por 12.000 euros que no es real, ya que solo se ha devengado un importe de 4.000 euros correspondiente al disfrute de la oficina por los meses de septiembre, octubre, noviembre y diciembre, por lo que tenemos que cargar la cuenta (480) gastos anticipado por el importe que se devengará en el próximo ejercicio.
8.000 (480) Gastos anticipados a (621) Arrendamientos y Cánones 8.000
(alquiler de enero a agosto)
_________________ x _____________________
A 01/01/15 siguiendo las instrucciones del plan general de contabilidad tenemos que dar de alta los gastos que se devengarán a lo largo del ejercicio 2015, por lo que abonaremos la cuenta (480) gastos anticipados.
8.000 (480) Gastos anticipados a (621) Arrendamientos y Cánones 8.000
_________________ x __________________
Contabilidad de la empresa Z ( Arrendador):
En septiembre de 2014 la empresa Z se reconoce un ingreso por el alquiler anual cobrado de las oficinas de la siguiente forma:
12.000 (572) Bancos y cuenta corriente a (752) Ingresos por arrendamientos 12.000
___________________ x _____________________
A día 31/12/14 nos encontramos con que tenemos reconocido un ingreso por 12.000 euros que se ha devengado de forma parcial, es decir, solo podemos contabilizar en la cuenta (752) Ingresos por arrendamientos el importe correspondiente a los meses de septiembre, octubre, noviembre y diciembre, ya que el resto del importe se devengará en el próximo ejercicio, para ello abonará, siguiendo las instrucciones del PGC, la cuenta (485) por el importe que corresponde al próximo ejercicio quedando en el mayor de la cuenta (752) un saldo deudor por 4.000 euros correspondiente al importe devengado.
8.000 (752) Ingresos por arrendamiento a (485) Ingresos Anticipados 8.000
_____________________ x ___________________
A día 01/01/05 siguiendo las instrucciones del PGC tenemos que cargar la cuenta (485) con abono a la cuenta (752) por el importe del alquiler que se devengará a lo largo del ejercicio 2015.
8.000 (485) Ingresos anticipados a (752) Ingresos por arrendamiento 8.000
______________________ x __________________
¿ se cumple realmente el principio de devengo? En realidad no se llega a cumplir del todo, cuando nos estamos reconociendo la totalidad del gasto o el ingreso y al principio del ejercicio nos estamos reconociendo gastos o ingresos no devengados.
¿Hay alguna otra forma de contabilizar estos alquileres en los que realmente apliquemos el principio de devengo?.
Yo personalmente conozco dos métodos más para resolver este supuesto. Hace unos años asistí a unas clases de contabilidad en el CEF y me enseñaron dos métodos más. En ambos se cumple rigurosamente el principio de devengo.
Segundo Método:
Cumplimos el principio de devengo pero no cumplimos con el movimiento de la cuenta (480) gastos anticipados ni, por lo tanto con el movimiento de la cuenta (485) Ingresos anticipado.
Si seguimos con el socorrido ejemplo anterior desde el punto de vista del arrendatario (empresa X) haríamos lo siguiente:
En Septiembre de 2014: en el momento en que procedemos al pago de la totalidad del alquiler de la oficina.
12.000 (480) Gastos anticipados a (572) Bancos cuenta corriente 12.000
_____________________ x ___________________
Hemos pagado en todo momento a nuestro arrendador la totalidad del alquiler por un año por lo que tenemos que reflejar esta circunstancia en la contabilidad, la diferencia con el método anterior, es que no estamos reconociendo, en ningún momento el alquiler ya que este no se ha devengado.
A día 31/12/14: por los gastos de alquiler devengados desde el 01/09/14 hasta el 31/12/14 haríamos el siguiente asiento:
4.000 (621) Arrendamientos y cánones a (480) Gastos anticipados 4.000
_____________________ x ________________
Como podemos observar al final del ejercicio 2014 los saldos de ambas cuentas son iguales que en supuesto número 1,
A día 01/08/15 (Cuidado!!!!, no lo hacemos a primeros años tal y cómo indica el PGC) nos reconocemos los gastos que se han devengado desde el día 01/01/15 hasta el día 31/08/15. Este asiento que voy a realizar también se podía a final de cada mes.
8.000 (621) Gastos anticipados a (621) Arrendamientos y cánones 8.000
_____________________ x ___________________
Desde el punto de vista del arrendador haríamos lo siguiente:
En septiembre de 2014: Por los ingresos anticipados por el alquiler de las oficinas a la empresa X:
12.000 (572) Bancos cuentas corrientes a (485) Ingresos anticipados 12.000
____________________ x ___________________
A día 31/12/14 por la parte devengada durante el ejercicio 2014 desde el día 01/09/14 hasta el 31/12/14:
4.000 (485) Ingresos anticipados a (752) Ingresos por arrendamientos 4.000
__________________ x ____________________
A día 31/08/14: Por la totalidad de los ingresos devengados desde el día 01/01/15 hasta el 31/12/15:
8.000 (485) Ingresos anticipados a (752) Ingresos por arrendamientos 8.000
___________________ x _____________________
A mi personalmente este segundo método no me convence mucho e intento no usarlo, ya que aunque cumplimos el principio de devengo no me gusta mucho que el movimiento de la cuenta no sea exactamente el que dicta el PGC.
El ultimo método consiste en no usar las cuentas (480) y (485) sino otras cuentas con el mismo funcionamiento que las anteriores. Nos reconoceríamos, al igual que en el método anterior, los gastos cuando se devenguen y al mismo tiempo cumplimos con el principio de devengo.
Las cuentas "inventadas" son las siguientes:
(417) Anticipo de acreedores por prestación de servicios - (480) gastos anticipados.
(448) Anticipos deudores varios - (485) Ingresos anticipados
Sí seguimos con este ejemplo la contabilidad del arrendatario sería:
En septiembre de 2014 por los pagos anticipados por el alquiler de la oficina:
12.000 (417) Anticipos de acreedores a (572) Bancos cuenta corriente 12.000
_________________ x _______________
A 31/12/14 por los gastos devengados desde el día 01/09/14 hasta el día 31/12/14.
4.000 (621) Arrendamientos y cánones a (417) Anticipos de acreedores 4.000
A 31/08/15 por los gastos devengados desde el día 01/01/15 hasta el 31/08/15:
8.000 (621) Arrendamientos y cánones a (417) anticipos de acreedores 8.000
___________________ x _________________
Desde el punto de vista de la empresa Z, la contabilidad sería:
A día 01/09/14 en el momento del cobro de los ingresos de alquiler futuros.
12.000 (572) Bancos cuenta corriente a (448) Anticipos deudores 12.0000
__________________ x _____________________
A 31/12/14 por la parte devengada de los ingresos de alquiler desde el día 01/09/14 hasta el 31/12/14.
4.000 (448) anticipos deudores a (752) Ingresos por arrendamientos 4.000
_______________ x _________________
A 31/08/15 por la parte devengada de los ingresos por arrendamiento de las oficinas desde el día 01/01/15 hasta el día 31/08/15, el asiento sería.
8.000 (448) Anticipos deudores a (752) Ingresos por arrendamientos 8.000
__________________ x ________________
¿Qué método es más valido o cuál utilizar?.
Pues depende un poco del criterio de cada uno, a mi personalmente me gusta más el tercero pero depende del momento y del criterio que se siga en cada empresa.
Deseo que este artículo os haya sido útil y os haya servido.
Muchas gracias !!!!!!
Bibliografía utilizada:
Plan General de Contabilidad.
"Contabilidad financiera adaptada al nuevo PGC" autores Mercedes Cervera Oliver, Ángel González García y Javier Romano Aparicio.
